Закон об электронный документооборот

Рубрики Вопросы и ответы

О состоянии законодательства Российской Федерации в сфере регулирования электронного документооборота

Алексей Пауков
Генеральный директор «ГАРАНТ Электронный Экспресс»

В наш адрес часто поступают вопросы о состоянии законодательства, регулирующего вопросы признания юридической значимости электронных сообщений, содержащих информацию о заключаемых договорах, первичных бухгалтерских документах (актах выполненных работ и товарных накладных), а также документах налогового учета (счетов-фактур). В общем, спрашивают имеется ли необходимый минимум для «электронизации» деловой переписки?

Электронная подпись при совершении сделок

Базовой нормой является ст. 434 ГК РФ, согласно которой «договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору».

Тот же ГК РФ в соответствии с абз. 1 п. 2 ст. 160 допускает использование при совершении сделок электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Достоверность электронного документа

Способ подтверждения достоверности происхождения электронного документа определен ч. 1 ст. 6 Федерального закона Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

На высоком уровне нормы законодательства позволяют использовать электронные средства при совершении сделок без дублирования на бумаге. Но вопросы электронного документооборота на практике актуальны, главным образом, в сфере налоговых правоотношений, поэтому далее следует обращаться к налоговому законодательству.

Что диктует налоговое законодательство?

Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством Российской Федерации» (п. 8 ст. 169 НК РФ).

Так, в соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком;

Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Порядок обращения счетов-фактур в электронном виде

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи устанавливается Министерством финансов Российской Федерации. Форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (п. 9 ст. 169 НК РФ). В данном случае речь идет о:

— Приказе Министерства Финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»;

— Приказе ФНС России от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/[email protected] «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»;

— Приказе ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/[email protected] «Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи»;

— Приказе ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/[email protected] «Об утверждении форматов первичных учетных документов».

Оператор электронного документооборота

Обмен электронными счетами-фактурами организуют операторы электронного документооборота в соответствии с Приказом ФНС России от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/[email protected] «Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота».

Роль оператора электронного документооборота состоит в том, чтобы обеспечить единообразную, технологичную и соответствующую нормативным требованиям среду для организации обмена счетами-фактурами. На уровне внедрения операторы ведут разъяснительную и обучающую работу, облегчая тем самым вступление в новую сферу правоотношений. Профессиональные инструменты — системы обмена счетами-фактурами — обеспечивают совместимость технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Таким образом, существуют законодательные основания для того, чтобы считать документ, составленный в электронной форме, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью как в отношении заключаемых договоров, так и в отношении первичных бухгалтерских документов (актов выполненных работ и товарных накладных) и документов налогового учета (счетов-фактур).

Законодательство

«Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи»

«О внесении изменений в Приказ ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/[email protected]»

«Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме»

«Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме»

«Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме»

«Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»

«Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме»

План мероприятий («Дорожная карта») «Совершенствование налогового администрирования»

Об утверждении Порядка применения квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи в информационных системах ФНС России

«О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137»

«Об утверждении требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи»

Утверждает Порядок направления информационного сообщения об участнике ЭДО оператором ЭДО в электронном виде по ТКС

Утверждает формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, был принят с целью обеспечения возможности направления налогоплательщиками документов в электронном виде по ТКС в налоговые органы в соответствии с пунктом 3 статьи 80, пунктом 2 статьи 93 пунктом 5 статьи 93.1 НК РФ.

Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота

О внесении изменений в приказ ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/[email protected]

Об утверждении форматов первичных учетных документов ТОРГ-12 и Акта приемки-сдачи работ (услуг)

«Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»

«Об утверждении кодов видов операций по налогу на добавленную стоимость, необходимых для ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур»

О возможности применения до 1 апреля 2012 форм документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, которые были утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. N 914

«Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи»

«О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»

Устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

Об отдельных вопросах применения электронных документов

Вопрос: Организация планирует внедрить электронный документооборот в части обмена товарными накладными (форма ТОРГ-12), подписанными электронно-цифровой подписью с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации (далее — ЭЦП).

Разъяснения по вопросу об аккредитации операторов электронного документооборота.

«О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах»

Ответ на вопросы об юридической значимости электронных первичных документов, подписанных ЭЦП, и о возможности представления по требованию налогового органа по ТКС документов, составленных в электронном виде в формате, установленном соглашением между организациями (участниками электронного документооборота), и подтверждающих расходы по налогу на прибыль.

«Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»

Регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. С 01.07.2012 полностью заменит ФЗ РФ от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

«Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (в ред. Приказа ФНС РФ от 07.11.2011 N ММВ-7-6/[email protected]

Вопрос: ЗАО, являясь биржевым брокером, внедрило корпоративную информационную систему (КИС).

Разъяснения по вопросу об юридической значимости первичных электронных документов (в частности, акта о приеме-передаче объекта основных средств (типовая форма ОС-1), служебного задания для направления в командировку и отчете о его выполнении (типовая форма Т-10а), авансового отчета (типовая форма АО-1)).

«О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с урегулированием задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов и некоторых иных вопросов налогового администрирования»

Разъяснения по вопросу об использовании первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета в электронном виде.

Ответ на вопрос об юридической значимости электронного счета-фактуры, подписанного ЭЦП.

Ответ на вопрос о возможности хранения первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета исключительно в электронном виде.

Регулирует отношения, возникающие при:
1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
2) применении информационных технологий;
3) обеспечении защиты информации.

О возможности представления первичных документов бухгалтерского учета в электронном виде и подписания данных документов при помощи электронной цифровой подписи

Регулирует правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах в отношениях, возникающих при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях. Действует до 01.07.2012.

Утратил силу. Устанавливал единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

Арбитражная практика

ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. В свою очередь, ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭП и утверждал, что они были подписаны неуполномоченным лицом.

Довод ИФНС об отсутствии у ОАО оснований для предъявления к вычету НДС по счету-фактуре, подписанному путем проставления штампа-факсимиле, воспроизводящего личную подпись руководителя организации-поставщика, необоснован.

В передаче дела по заявлению о признании незаконным акта налогового органа в части доначисления налогов, начисления пени, привлечении к налоговой ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ для пересмотра в порядке надзора судебных актов отказано, поскольку представленные в дело доказательства подтверждают наличие хозяйственных операций между заявителем и ООО, проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не говорит о нарушении обществом ст. 169 НК РФ.

Резолютивная часть постановления объявлена 12 марта 2015 года
Полный текст постановления изготовлен 13 марта 2015 года

Резолютивная часть постановления объявлена 6 июля 2015 года
Постановление изготовлено в полном объеме 7 июля 2015 года

Нормативно-правовые акты

Выдержки из Гражданского кодекса Российской Федерации: статья 160 «Письменная форма сделки» и статья 434 «Форма договора».

Принят Государственной Думой 14 июня 2002 года. Одобрен Советом Федерации 10 июля 2002 года.

Документы Диадока

Через Диадок можно обмениваться любыми документами — как первичными, имеющими строгую печатную форму или формат XML-файла, так и внутренними документами компании.

на право использования программы для ЭВМ «Диадок»

Компания СКБ Контур, предоставившая в качестве решения систему электронного документооборота Диадок, прошла аккредитацию.

О присоединении к сети доверенных операторов ЭДО

Архивные постоплатные тарифы (с поштучной оплатой) и предоплатные тарифы (за пакеты документов).

Какие акты регулируют использование ЭДО

Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации рассматривает возможность предоставления цифровых документов как доказательной базы в случае возникновения споров между организациями.

Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации устанавливает аналогичные правила.

Где должен использоваться электронный формат документов

  • создание организации с численностью работников более 100 человек;
  • Принятое решение отменяется на следующий день после того, как налогоплательщик все-таки обеспечит электронный документооборот с налоговым органом.

    Какой должна быть цифровая документация

    По законодательству электронный документооборот, а именно документы, должны соответствовать следующим требованиям:

  • Использование данных только в установленном правительством порядке. Компании могут осуществлять с подобной информацией только те действия, которые предусмотрены в законе.
  • Признание распоряжений, приказов и писем, представленных в цифровом виде, юридически значимыми для проведения различных сделок.
  • Соответствие отчетности или иных файлов требованиям процессуального кодекса. Это необходимо для использования их в качестве доказательственной базы в суде в случае возникновения спорных ситуаций между организациями-партнерами или при предъявлении обвинений со стороны контролирующих органов.
  • Наиболее важным регулирующим документом в данной сфере является закон, который регламентирует использование электронной подписи (ЭП) для подтверждения подлинности и достоверности информации. Данный элемент является не только средством для обеспечения безопасности данных против их подделки. Его применение представляет собой законное основание для начала правовых отношений между организациями.

  • дает возможность признать документ достоверным;
  • исключает вероятность внесения каких-либо изменений после подписания;
  • В состав договорной документации, которая регламентирует корпоративный документооборот в электронном виде, входят следующие данные:

    • правила использования подобной системы;
    • приложения к основному документу (каким образом должны решаться спорные ситуации, порядок применения электронной цифровой подписи).
    • Помимо этого, в организации могут разрабатываться и другие договоры, которые регламентируют применение в работе конкретных видов информационного, технического и программного обеспечения. Если сотрудник соглашается с данными правилами, то он автоматически становится участником электронного документооборота.

      Главным условием для создания корпоративной информационной системы является ее непротиворечивость с законодательной базой страны. Во всем остальном стороны могут создавать правила в соответствии со своими пожеланиями.

    • характер условий, необходимых для вступления сотрудника в корпоративную информационную систему;
    • Законодательство об электронном документообороте в РФ

      Российские компании стали все чаще использовать в своей работе электронный документооборот. Применение такого способа ведения бизнеса позволяет выполнять не только текущие задачи, но и совершать безопасные сделки с организациями-партнерами. Помимо этого, намного упрощается процедура предоставления отчетности в контролирующие органы, поскольку вся документация может передаваться через интернет.

      Закон об электронном документообороте в нашей стране предусматривает выполнение определенных требований, правил к подобному ведению деятельности. Основными законодательными актами, регулирующими использование такой современной технологии, являются: ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», ФЗ «Об электронной подписи».

      Гражданский Кодекс Российской Федерации устанавливает правила для осуществления обмена данными между предприятиями и применения в качестве подтверждения подлинности информации электронной цифровой подписи.

      Федеральный закон N 263-ФЗ «Об отмене ограничений на электронный документооборот» снимает ограничения на использование электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и местного самоуправления в самых разных сферах. Открываются возможности применять ЭДО при прохождении процесса лицензирования, в деятельности саморегулируемых организаций, при осуществлении исполнительного производства, направлении открытых сведений о госрегистрации прав на воздушные суда, получении сведений от государственных и муниципальных органов и пр.

      С 1 января 2015 года налогоплательщики, которые обязаны представлять декларации (расчеты) в электронной форме, должны обеспечить получение от налогового органа документов в электронной форме (п. 5.1 ст. 23 НК РФ, см. подробный комментарий ). Речь идет о направлении налогоплательщику требований о представлении документов, об уплате налогов, о вызове в налоговый орган.

      Комментируемый закон уточняет, что обеспечить получение этих документов следует не позднее 10 дней со дня, в котором у налогоплательщика возникли основания для подачи электронной отчетности. Они перечислены в п. 3 ст. 80 НК РФ:

    • превышение среднесписочной численности работников за предыдущий год количества в 100 человек;
    • применение НДС.
    • Обязанность будет исполненной, если у налогоплательщика (или его уполномоченного представителя) есть договор на оказание услуг по обеспечению электронного документооборота с налоговым органом по месту его учета и квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи. Если получение документов осуществляется через представителя налогоплательщика, то должны быть также документы, подтверждающие его полномочия.

      Что касается обязанности представить данные документы в налоговый орган, то она прямо предусмотрена только для документов, подтверждающих полномочия представителя налогоплательщика – их следует подать в течение трех дней со дня передачи полномочий.

      Если налогоплательщик-организация не обеспечит электронный документооборот с налоговым органом, операции по ее счетам в банке и переводы электронных денежных средств могут быть приостановлены. Такое решение может быть принято в течение 10 дней с момента, когда налоговый орган установил неисполнение этой обязанности.

      Электронная подпись

      ФЗ «Об электронном документообороте» предусматривает выполнение электронной подписью следующих функций:

      • является символом письменной формы документа;
      • выражает добровольность подписания конкретным лицом;
      • идентифицирует личность, использовавшую подпись для документов;
      • выражает подтверждение того, что информация была подписана уполномоченным специалистом.
      • Использование корпоративной информационной системы в компаниях

        В том случае, если законодательство электронного документооборота РФ не учитывает требования и правила для конкретной отрасли, или организация планирует вести свою деятельность с применением особого порядка, то в такой ситуации она имеет возможность создать собственную корпоративную информационную систему. В ней может участвовать ограниченный круг лиц, которые подписали соглашения, созданные руководством компании для регулирования подобных вопросов.

        Подобная система призвана облегчить работу предприятий для совершения различных сделок со своими партнерами или заключения договоров со сторонними организациями. В данном регулирующем документе должны содержаться не только правила, но и приложения, необходимые для регламентирования корпоративного электронного документооборота.

        Сотрудники компаний обязаны выполнять требования, созданные для такой системы, сразу же по заключении договора, предусматривающего их согласие с ее использованием.

      • подтверждение о соблюдении правил (договор о присоединении к ним);
      • Договорная документация в компаниях обычно регламентирует следующие вопросы:

      • порядок выполнения правил для электронного документооборота;
      • возможность внесения дополнений или изменений в установленные правила;
      • порядок прекращения использования корпоративной информационной системы.
      • Участники системы самостоятельно решают, каким образом они будут осуществлять обмен данными и как можно будет установить подлинность передаваемых документов. Вся информация обязана иметь соответствующие каждому уполномоченному лицу электронные цифровые подписи, которые должны обладать сертифицированными ключами для подтверждения достоверности данных.

        ФЗ об электронном документообороте

        Область электронного документооборота активно развивается, в связи с этим появляется необходимость в постоянном дополнении и усовершенствовании законодательства относительно данной деятельности. Нормативно-правовые акты определяют работу операторов электронного документооборота, а также устанавливают основания, согласно которым соответствующая документация, заверенная цифровой подписью, является равнозначной документам на бумаге.

        Сфера документооборота регламентируется следующими законодательными актами:

      • Налоговой Кодекс РФ;
      • Указ Минфина России от 10.11.2015 № 174H «Об утверждении Процедуры выставления и получения счетов-фактур в соответствующей форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи»;
      • Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
      • Использование такого рода ведения бизнеса позволяет решать не только текущие вопросы, но и быстро осуществлять безопасные сделки с учреждениями-партнерами. А также упрощается порядок предоставления отчетности в контролирующие службы, так как вся документация может передаваться в любой момент через сеть Интернета.

        Описание закона о переходе на электронный документооборот

        Электронный документооборот (ЭДО) — это механизм автоматических процессов обработки электронной документации, осуществляющий концепцию «безбумажного делопроизводства». Основным элементом данного процесса является электронный документ, который создается с помощью средств компьютерной обработки сведений и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

        Вид ЭДО зависит от специфики учреждения:

      • промышленный ЭДО;
      • административный;
      • архивированное дело;
      • профессиональный;
      • счетоводный;
      • складской;
      • технологичный;
      • секретный и конфиденциальный ЭДО.
      • В связи с тем, что все больше учреждений стремятся внедрить у себя систему ЭДО, для повышения эффективности использования рабочего времени, Правительством России было принято решение разработать отдельный законодательный акт. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ был принят членами Госдумы 25 марта 2011 года и одобрен Советом Федерации 30 марта того же года.

        Настоящий Федеральный закон регламентирует взаимоотношения в сфере применения цифровых подписей и документооборота при совершении гражданско-правовых сделок, оказании общегосударственных и муниципальных услуг, а также при исполнении иных государственных функций.

        Текст Федерального настоящего законопроекта состоит из 20 статей:

        • статья 1. Область действия закона;
        • ст 2. Основные определения, используемые в данном законопроекте;
        • ст 3. Законодательное регулирование отношений в сфере применения документооборота в сети Интернет;
        • ст 4. Правила применения электронного документооборота;
        • ст 5. Виды ЭДО;
        • ст 6. Принципы признания электронного документооборота, подписанного цифровой подписью, равнозначным документам на бумажном носителе;
        • ст 7. Признание электронных подписей на межнациональном уровне;
        • ст 8. Полномочия федеральных служб исполнительного правления относительно соответствующего документооборота;
        • ст 9. Применение простого ЭДО;
        • ст 10. Права и обязанности соучастников электронного взаимодействия в сфере документооборота;
        • ст 11. Признание квалифицированной электронной подписи;
        • ст 12. Средства соответствующей подписи;
        • ст 13. Засвидетельствующий центр;
        • ст 14. Свидетельство относительно проверки;
        • ст 15. Аккредитованный засвидетельствующий центр;
        • ст 16. Полномочия центра;
        • ст 17. Квалифицированное свидетельство;
        • ст 18. Выдача соответствующего свидетельства;
        • ст 19. Итоговые положения закона;
        • статья 20. Вступление в законную силу Федерального закона № 63.

        Важно! Сам по себе документ, созданный в электронном виде на компьютере, не является юридически значимым. Он обретает законодательную значимость только с помощью цифровой подписи, которая является аналогом собственноручной подписи.

        Скачать текст ФЗ

        Систем документооборота может быть столько же, сколько существует подвидов деятельности. При необходимости автоматизировать можно любую частную документацию.

        Преимущества использования цифрового документооборота:

      • однократное регистрирование акта, которое позволяет безошибочно идентифицировать его в соответствующей системе;
      • одновременное выполнение нескольких операций, с помощью которых можно сократить время движения документа и повысить оперативность исполнения;
      • непрерывное движение акта, что дает возможность быстро выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
      • общая база, которая не позволяет дублировать документы;
      • результативный и оперативный поиск документации, даже при наличии минимальных сведений;
      • эффективная система отчетности, которая позволяет контролировать движение документа на любом этапе документооборота.
      • Скачать Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ в последней редакции по ссылке.

        Еще вы можете изучить текст закона о почтовой связи по ссылке:

        Изменения в законе о документообороте

        В конце 2015 года был принят Федеральный закон № 445-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон ««Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ», вступающих в законную силу с 31.12.2017 года.

        Изменениям и поправкам подверглись следующие статьи:

        Статья 6 часть 3.1

        Дополнить текст новой редакции: «Федеральными актами предусмотрено, что документ обязательно должен подписываться несколькими лицами тем видом подписи, который установлен законодательством РФ».

        Статья 8

        Согласно нововведениям пункт 1 части 5 ст 8 изложить в следующей редакции: «По согласованию с уполномоченной федеральной службой, устанавливаются нормы и требования к форме квалифицированного свидетельства и принципы владения ключом электронной подписи, а также документооборота».

        Ст 12 часть 1 пункт 3

        Данная статья была дополнена следующим текстом: «Разрешение на создание цифровой подписи в формате, регламентированным федеральной службой исполнительного правления. Функции, осуществляющие выработку и реализацию общегосударственной политики и законодательное регулирование в области информационных технологий».

        Статья 13 часть 1 п 1.1

        Согласно новой редакции закона, проверку данного документооборота осуществляют в соответствии с основными принципами подтверждения владения ключом электронной подписи.

        Статья 16

        Опубликовать пункт 3 части 3 в новой редакции: «Средства электронной подписи, а также средства засвидетельствующего центра должны устанавливать и подтверждать действительность квалифицированного свидетельства на момент подписания соответствующего документа».

        Статья 17

        Часть 2.1, Федерального закона о документообороте, дополнить следующим текстом: «Операторы общегосударственных и муниципальных информационных систем, предусмотренные нормативно-правовыми актами, не имеют право требовать наличие в квалифицированном свидетельстве сведений, которые могут огранить его применение в других информационных системах».

        Если ФЗ о документообороте через сеть Интернета не учитывает требования и правила для конкретной отрасли, или учреждение планирует внести отдельную деятельность, то в таком случае организация может создать собственную корпоративную информационную систему. Ведь данная система была создана для упрощения работы предприятий при заключении различных сделок. Поэтому в данной документации должны содержаться не только принципы, но и приложения, регламентирующие корпоративный электронный документооборот.

        Нормативно-правовая база обмена электронными
        документами

        Документ является основой гражданских правоотношений и содержит основополагающие понятия, такие как «сделка» и «договор». Закреплена возможность подписания документов электронной подписью (п.2 ст. 160) и обмена документами с помощью электронной связи (п.2 ст. 434).

        Закон регулирует отношения в сфере предпринимательской и экономической деятельности. В частности, разрешает использовать документы, подписанные электронной подписью в качестве письменных доказательств в арбитражных спорах (п.3 ст.75).

        Регулирует вопросы уплаты налогов и представления отчетов в контролирующие органы – прежде всего в ФНС. Кодекс содержит понятие «электронный счет-фактура» и устанавливает порядок его использования (ст.169).

        Закон устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету. В статье 9 обозначены обязательные реквизиты первичного учетного документа, а также общие процедуры, связанные с ним, такие как подписание и исправление. Кроме того, пункт 5 статьи 9 разрешает составлять первичный учетный документ в электронном виде с электронной подписью.

        Закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также при совершении иных юридически значимых действий.

        Регулирует отношения, возникающие при обеспечении защиты информации, применении информационных технологий, осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации. В статье 2 содержится понятие «электронный документ».

        В соответствии с пунктом 7 статьи 80 и пунктом 2 статьи 93 части первой Налогового кодекса Российской Федерации утвержден формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме.

        В соответствии с пунктом 7 статьи 80 и пунктом 2 статьи 93 части первой Налогового кодекса Российской Федерации утвержден формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме.

        Содержит формы, применяемые при расчетах по налогу на добавленную стоимость, а также правила составления счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж.

        Согласно документу Министерство связи и массовых коммуникаций РФ является федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи.

        Устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи.

        Утверждает формат счета-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость и (или) при оформлении фактов хозяйственной жизни, в электронной форме согласно приложению к настоящему приказу.

        Утверждает формат корректировочного счета-фактуры и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме.

        Предоставляет возможности направления налогоплательщиками документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в налоговые органы, а также закрепляет формат описи таких документов.

        Определяет основы деятельности сети доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота.

        Документ содержит описание рекомендуемых к применению форматов электронных первичных учетных документов (товарной накладной и акта приемки-сдачи работ) для обмена по телекоммуникационным каналам связи.

        Документ содержит описание обязательных к применению форматов счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость.

        Содержит описание требований к формату информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами. А также описание формата извещения о получении электронного документа, формата подтверждения даты отправки документа, формата подтверждения даты получения, формата уведомления об уточнении электронного документа.

        Определяет порядок истребования налоговым органом электронных документов и порядок представления этих документов налогоплательщиками.

        Утверждает Требования к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи.

        Утверждает порядок отправления оператором ЭДО информационного сообщения о новом участнике электронного документооборота.

        Письмо в ФНС об оформлении корректировочного счета-фактуры и повторного корректировочного счета-фактуры

        На основании письма Минфина РФ от 26.05.2015 № 203-07-09/30177 при повторном изменении стоимости отгруженных товаров (работ, услуг) продавец выставляет новый корректировочный счет-фактуру (далее – КСФ), в который переносятся соответствующие данные из предыдущего корректировочного счета-фактуры. В связи с этим просим разъяснить следующие вопросы:

      • Можно ли переносить в корректировочный счет-фактуру все строки из первоначального счета-фактуры, а не только те, в отношении которых осуществляется изменение цены и/или уточнение количества?
      • Как оформить повторный КСФ, если в первом КСФ нет строк, по которым планируется повторная корректировка? Какие сведения необходимо перенести в повторный корректировочный счет-фактуру?
      • Как исправить дату и/или номер в корректировочном счете-фактуре?
      • Письмо в ФНС о несвоевременном выставлении ЭСФ

        В силу специфики своей деятельности ряд организаций в нашей стране регулярно сталкивается с превышением срока выставления электронных счетов-фактур (далее – ЭСФ). По закону (п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ) счета-фактуры должны выставляться не позднее пяти календарных дней с момента отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг. Как же быть тем компаниям, которые не успели или не смогли в силу разных причин вовремя составить и отправить ЭСФ? Мы решили выяснить этот вопрос и написали письмо в ФНС. В письме попросили уточнить:

      • Какие санкции предусмотрены за несвоевременное выставление электронных счетов-фактур? Влечет ли несвоевременное выставление ЭСФ отказ в реализации права на налоговые вычеты?
      • Каким налоговым рискам подвержены продавец и покупатель при несвоевременном выставлении электронных счетов-фактур?
      • Правильно ли мы трактуем понятие «выставить», подразумевая под этим составление и передачу документа? Верно ли считать в таком случае, что факт выставления электронного счета-фактуры фиксируется подтверждением оператора электронного документооборота?
      • Письмо в ФНС о признании иностранного сертификата ЭП

        Вопросов, связанных с признанием электронной подписи, на сегодняшний день большое число. Но в особенности нас интересовал вопрос о правомочности использования на территории Российской Федерации ЭП, созданной в соответствии с нормами права иностранного государства.

        В связи с этим мы попросили ФНС дать подробные разъяснения по следующим вопросам:

        1. Можно ли представлять в налоговые органы электронные документы, заверенные, с одной стороны, так называемой иностранной электронной подписью, с другой – электронной подписью, соответствующей нормам законодательства РФ?
        2. Каким образом налоговые органы принимают и проверяют электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, на соответствие признакам электронных подписей, признаваемых на территории Российской Федерации?
        3. Письмо в ФНС о проведении выездных налоговых проверок при работе организации с электронными документами

          Мы решили выяснить порядок и правила осуществления выездных налоговых проверок в компаниях, использующий электронный документооборот, и направили в Федеральную налоговую службу соответствующий запрос.

        4. Каким образом планируется осуществлять проверку электронных документов при выездной налоговой проверке?
        5. Как будет осуществляться проверка электронных документов, форматы которых не утверждены, в том числе если эти документы создаются и передаются в xml-формате?
        6. Существуют ли нормативно-правовые акты, регулирующие проведение выездной налоговой проверки в организации, использующей в своей работе электронный документооборот счетами-фактурами, первичными учетными и другими документами?
        7. Письмо в ФНС о выемке электронных документов при выездных налоговых проверках

          Операторы ЭДО считают, что при проведении выездной налоговой проверки налогоплательщик должен обеспечить инспектору рабочее место – компьютер и предварительно выгруженные документы. Однако законодательством данный порядок никак не регламентируется. В связи с этим мы решили направить в ФНС официальное письмо с интересующими нас вопросами:

        8. Достаточно ли в рамках выездной налоговой проверки предоставить инспектору компьютер и требуемые документы на носителе типа флэш-карты?
        9. Как в техническом плане должна проводиться выездная налоговая проверка?
        10. Обязан ли налогоплательщик предоставлять инспектору средства для просмотра формализованных и неформализованных документов? Может ли служить таким средством веб-клиент доверенного оператора ЭДО ФНС?
        11. Письмо в ФНС по выставлению счетов-фактур энергосбытовыми компаниями с несоблюдением сроков

          На сегодняшний день существует ряд сложностей, препятствующих переходу энергосбытовых компаний на электронный документооборот счетами-фактурами и первичными учетными документами с контрагентами. В частности, данные сложности обусловлены несоответствием требований, предъявляемых Налоговым кодексом РФ (далее – НК РФ), реальной ситуации на рынке.

          Энергосбытовые компании получают возможность выставлять счета-фактуры своим покупателям на розничном рынке только к 12 числу месяца, следующего за расчетным. Таким образом, нарушается пятидневный срок выставления счетов-фактур, установленный НК РФ.

          Учитывая вышеописанное, возникает вопрос, каким образом организовать обмен электронными счетами-фактурами в энергосбытовых компаниях без нарушения действующего законодательства РФ о налогах и сборах?

          Письмо в ФНС по вопросу сдачи отчетности через операторов ЭДО

          При определении понятий «Специализированный оператор связи» и «Оператор электронного документооборота» возникают противоречия. Согласно действующему законодательству РФ в области работы операторов электронного документооборота у последних нет обязанности предоставлять услуги налогоплательщику по сдаче налоговой отчетности в государственные органы. В сложившейся ситуации нет понимания, каким образом организовывать работу операторам электронного документооборота, которые одновременно не являются специализированным оператором связи.

          В связи с обнаруженным несоответствием мы направили в ФНС письмо, в котором попросили дать разъяснения: вносят ли поправки, предусмотренные Законом, изменения в работу операторов электронного документооборота?

          Письмо в ФНС по вопросу о заполнении электронных счетов-фактур в соответствии с требованиями с ПП № 1137

          В соответствии с Приказом Минфина № 50н продавец составляет электронный счет-фактуру согласно утвержденному формату, покупатель же проверяет полученный счет-фактуру на соответствие данному формату. Однако в правилах заполнения счетов-фактур (Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137) и в самих форматах есть противоречия. Так, в некоторых необязательных полях форматом не предусмотрено указывать такой символ, как прочерк. По сути, его нет в числе разрешенных символов к данным полям. Но по правилам получается, что поле обязательно к заполнению всегда. Просто в одних случаях оно заполняется информацией, в других – прочерками, которые как раз-таки не указаны в форматах. Нарушение формата может привести к несоблюдению требований Приказа Минфина от 25.04.2011 № 50н, отсутствие прочерков – к несоблюдению Постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137. Мы попросили ФНС дать разъяснение по поводу этой двусмысленной ситуации.

          Кроме того, существовал Приказ ФНС от 05.03.2012 № ММВ-7-6/[email protected], в котором содержалось описание форматов. Также были XSD-схемы, разрабатываемые ФНС и выкладываемые на сайте ФНС. Пока действовал Приказ по форматам, налоговая добавляла на сайт только новые XSD-схемы, приказ же при этом не менялся. Отсюда возникли вопросы, которые мы также направили в ФНС.

          Письмо в ФНС по вопросу о заполнении поля «Грузоотправитель и его адрес» в электронных товарных накладных ТОРГ-12

          В соответствии с законодательством сегодня существует возможность обмениваться с контрагентами товарными накладными ТОРГ-12 в форматах, утвержденных Приказом ФНС РФ от 21.03.2012 N ММВ-7-6/[email protected] «Об утверждении форматов первичных учетных документов» (далее – Приказ). Поле «Грузоотправитель и его адрес» при этом не является обязательным к заполнению. Обязательным оно становится только в том случае, если отсутствует поле «Поставщик». Получается, что при заполненном поле «Поставщик» поле «Грузоотправитель и его адрес» может заполняться, а может и нет.

          Отсюда вытекает несколько вопросов. Следует ли заполнять поле «Грузоотправитель», когда поставщик и грузоотправитель это одно лицо, и поле «Поставщик» уже заполнено?

          Письмо в ФНС по вопросу о переводе счетов-фактур в электронный вид в компаниях, работающих по агентской схеме

          В соответствии с Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н, утвердившим порядок обмена электронными счетами-фактурами, не разрешается выставлять счет-фактуру в адрес одного контрагента, а отправлять при этом совершенно другому.

          Как быть в таком случае компаниям, желающим перейти на электронный документооборот, но работающим по агентской схеме, когда счет-фактура должен быть составлен на имя покупателя, но отправлен в адрес агента? Мы попросили ФНС дать разъяснения по этому спорному моменту и вот какой ответ получили.

          Письмо в ФНС по вопросу о новых форматах электронных счетов-фактур

          После того как на Едином портале проектов нормативных правовых актов был опубликован проект ведомственного приказа, утверждающий новые форматы электронных счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и др., у нас появилась масса вопросов. В частности, стало непонятно, как операторам электронного документооборота работать со «старыми» форматами, и какая участь постигнет те документы, которые были выставлены до вступления в силу данного приказа. Мы направили запрос в ФНС и попросили дать ответы на ряд наших вопросов.

          Письмо в ФНС о корректировке электронных УПД

          УПД содержит в себе и первичный учетный документ, и счет-фактуру. Как быть, если есть претензии к части товара? Получается, счет-фактуру уже выставили, а товары мы еще не приняли. То есть в ситуации, когда часть товаров оказалась бракованной, а другая – качественной, отказывать в УПД не очень логично, ведь часть поставки мы все-таки хотим принять. Если же мы подписываем УПД и в содержании операции указываем, по каким товарам у нас есть претензии, то нужно ли оформлять дополнительные документы? Достаточно ли получить только УКД (корректировочный УПД) с функцией КСЧФ (то есть только корректировочный счет-фактуру)? И если мы все-таки отказали, то считается ли счет-фактура выставленным?

          Смотрите еще:

          • Налоги на недвижимость в одессе - ставки единого налога для физических лиц-предпринимателей- налог на имущество в части транспортного налога- налог на имущество в части налога на недвижимое имущество, отличное от земельного участка Информация к решению Одесского городского совета от 08.02.2017г. № 1599-VII […]
          • Демотиваторы о пенсии Приколы про повышение пенсионного возраста (40 картинок) Как и обещала, выпускаю приколы про повышение пенсионного возраста в России отдельной подборкой. Эта тема сейчас не менее актуальна, чем ЧМ по футболу. Приколы, конечно, грустные, особенно для меня (мне в 63 года выходить […]
          • Начисление пенсии в баллах ЧТО ВАЖНО ЗНАТЬ О НОВОМ ЗАКОНОПРОЕКТЕ О ПЕНСИЯХ ознакомиться с инфографикой скачать лифлет (88,5 кб) В системе обязательного пенсионного страхования у работающих граждан формируются страховые пенсии и пенсионные накопления. Страховые пенсии бывают трех видов: по старости, по […]
          • Юрист бакалавриат Бакалавр это высшее образование или нет (чем отличается от специалиста)? Бакалавр - это высшее образование или нет? Совсем недавно вопрос этот не волновал абитуриентов, поступающих в вузы нашей страны. Но настало время, и варианты высшего образования разнообразились: теперь […]
          • Трудовые пенсии исчисление 3. Исчисление трудовой пенсии по старости Федеральные законы от 15.12. 2001 г. «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» и от 17.12.2001 г. «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» кардинальным образом изменили механизм финансирования (Приложение. […]
          • Баскетбол разметка и правила Размеры баскетбольной площадки. Баскетбольная площадка: разметка, фото На сегодняшний день баскетбол является одним из самых популярных и зрелищных командных видов спорта. Его цель заключается в том, чтобы игроки соперничающих сторон передвигались по площадке, руководствуясь […]
          • Как посмотреть накопительную часть пенсии Узнайте, как посмотреть накопительную часть пенсии в Сбербанке: используем онлайн портал и разбираем частые ошибки НПФ Сбербанка — организация с безупречной репутацией, заслужившая доверие миллионов россиян. Множество граждан нашей страны хранят и приумножают накопительную […]
          • Замена шпилек на выпускном коллекторе ЗАЗ 1102 Жужа › Бортжурнал › Замена шпилек выпускного коллектора Помимо проблемы тормозов на автомобиле был еще косяк. Рычала так будто не 60 кобыл под капотом, а 160 🙂 Загнал в первый же день на яму и… вот оно чего… штаны висели на коллекторе на одной шпильке, причем […]