Продольный и угловой бланк приказа

Рубрики Статьи

Продольный бланк документа

Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус. 1

При продольном расположении (продольные бланки) реквизиты «Наименование организации», «Вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются). 2

Рис. 1.
Продольное расположение реквизитов на бланке

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов. 3

Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

Рис. 2.
Продольный бланк письма

Использование продольного бланка письма целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Рис. 3.
Продольный бланк письма с реквизитами на двух языках

При использовании в бланке наименования организации на иностранном языке рекомендуется также пользоваться стандартными требованиями. 4

_____
1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
2 Там же.
3 Там же.
4 Там же.

Дополнительная информация:

Угловой бланк

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный. 1

При угловом расположении (угловые бланки) реквизиты «Наименование организации», «Вид документа» и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом углу.

  • центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
  • флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). 2

Рис. 1.
Центрированный способ расположения реквизитов

Рис. 2.
Флаговый способ расположения реквизитов

Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения документа», резолюций, отметок о рассылке и др. 3

_____
1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.5.
2 Там же. – Пункт 4.5.
3 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

Продольный и угловой бланк приказа

Бланк письма

Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следую­щие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для рекви­зитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер доку­мента, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.

На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерче­ское предложение» или «деловое письмо».

Пример оформления бланка для писем с угловым располо­жением реквизитов.

6.3. Требования к оформлению реквизитов документов

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.

Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30–2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. (Полный перечень реквизитов организационно-распорядительных документов приведен в Приложении).

Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.

Совокупность реквизитов документа называют формуляром .

В формуляр официального письма не входит реквизит “наименование вида документа”. Во всех остальных документах указывается их название, например: “Договор”, “Протокол”, “Приказ” и т.д.

Обычно документы (деловые письма) печатают на бланках – листах бумаги с воспроизведенными на них типографским способом реквизитами (1–9) (см. перечень реквизитов документов, приведенный в Приложении). Все остальные данные впечатываются в бланк машинописным способом и располагаются в определенном порядке. Существует два типа бланков писем организации – угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма. Схемы расположения реквизитов на угловом и продольном бланках писем даны в Приложении.

В последнее время продольные бланки писем чаще используются для ведения переписки между предприятиями.

Образец продольного бланка письма организации

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Угловые бланки писем используются также для ведения переписки между государственными учреждениями, в частности учреждениями высшей школы. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Образец углового бланка письма организации

Рассмотрим требования к содержанию и оформлению основных реквизитов документов.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом “О государственном гербе Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000. № 52. Ч. 1. Ст. 5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Эмблема . Эмблема организации – условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отражающего главное направление деятельности.

Обычно эмблема располагается слева от наименования организации-отправителя.

Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.

Код организации – автора документа проставляется по Общегосударственному классификатору “Предприятия и организации” (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица следует проставлять в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) также проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа необходимо указывать по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код для писем по ОКУД – 0200200. Обычно коды печатают на бланке при его изготовлении.

Наименование организации-адресанта документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Оно дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН);Ростовский государственный университет (РГУ). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (в государственных организациях – наименование министерства или ведомства;в коммерческих организациях – название консорциума или промышленно-финансовой группы), например:

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Федерации, печатают на двух языках.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке, например:

Названия зарубежных фирм, организаций, состоящие из одного или нескольких слов, пишут русскими буквами и заключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пишут первое слово в кавычках и собственные имена: компания “Юнайтед стейнс стил”, “Дженерал моторе”, концерн “Пежо”, “Ролс-Ройс”, фирма “Сони”.

Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков, представленные буквенными аббревиатурами, в кавычки не заключают: МББ, ООН, ЮНЕСКО.

Справочные данные об организации. Этот реквизит содержит сведения, важные для организации при информационных контактах. В него могут входить: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД, код автоматической международной телефонной связи и т.д. – коммуникационные данные, а также – номер счета в банке, наименование банка;фамилия и инициалы коммерческого директора и т.д. – коммерческие данные. Все указанные сведения даются по усмотрению организации.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Дата является обязательным реквизитом документа. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.

Датой письма считается число его подписания. Для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Элементы даты записываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год, например: 17.04.2003. Если число или месяц обозначается одной цифрой, то перед ней ставится ноль, например: 01.04.2003. После двух цифр числа и месяца ставятся точки, после четырех цифр года точка не ставится (например: 05.05.2003). Допускается и полное оформление даты – словесно-цифровой способ: 4 марта 2003.

ГОСТом установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, а в остальных случаях – цифровой. Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты.

В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2003.05.05, или 20031105). Действующий ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи.

Регистрационный номер документа, индекс письма, является условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации.

Индекс исходящего письма может иметь вид 09–12/35, где 09 – индекс структурного подразделения;12 – номер дела по номенклатуре;35 – порядковый номер письма по регистрационному журналу.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего (отправляемого) письма. Этот реквизит бывает только на бланке для писем и имеет следующую форму записи:

На № 02-05/71 от 27.05.2003

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам “Наименование организации” и “Справочные данные об организации”. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Адресат. Реквизит “Адресат” рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.

Данный реквизит включает наименование и адрес получателя письма. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование должности, звание лица-получателя, фамилия и инициалы лица-получателя, почтовый адрес.

В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Акционерно-коммерческий банк “Прогресс”

Должность и фамилию лица, которому адресовано письмо, нужно писать в дательном падеже, например:

Если письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в название должности адресата, например:

АООТ “Ижорские заводы”

Если письмо адресуется не на имя руководителя, а другому должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном:

Названия управлений и самостоятельных отделов в составе министерства или предприятия пишутся с прописной буквы, например:

Главное управление финансов

Названия отделов, входящих в состав главных управлений, пишутся строчными буквами, например:

комитет по физической культуре и спорту Администрации

В состав реквизита “Адресат” может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной “Правилами оказания услуг почтовой связи”. Данные Правила были утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1997 № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации для юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Если письмо адресуется организации, в реквизите “Адресат” указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

институт документоведения и архивного дела

Б. Черкасский пер. д. 5/2/6,

Центр, Москва, 103012

Если документ адресован физическому лицу, сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл. 301264

На документах, направляемых в правительственные учреждения, почтовый адрес не указывается. Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На бланке официального письма каждый адрес размещается на отдельной строке, например:

Техническому директору ОАО

“Красногорский комбинат фургонов”

Начальнику отдела комплектации

Слово “Копия” перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Составные части реквизита “адрес” следует отделять друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Президент ЗАО “Ростекстиль”

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

“ТЕРМИКА” к 05.10.2003

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? Например: Должностная инструкция ведущего эксперта. Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

О подготовке проекта договора

Об организации института современных технологий управления

Заголовок не должен превышать двух строк;точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в заголовке слова касательно, касается, а также писать по делу, поскольку это выражение более уместно в юридической практике.

Заголовок в кавычки не выделяется, пишется с прописной буквы и располагается слева под реквизитом “Ссылка на регистрационный номер и дату документа”.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой “К”, словом или штампом “Контроль”.

Текст – основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание – управленческое действие, решение. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. Констатирующая часть включает указание причин, целей составления документа, а также изложение сути вопроса или предложения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, освещение истории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения – ссылки на инструкции, постановления, договоренности и т.д.). В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу, например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. № 307 “Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов” предлагаем Вам.

Во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст официального письма может включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости, являющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.

Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную строку. Приветствие может быть обращено к организации в целом (точнее, к лицам, официально ее представляющим) и к отдельным должностным лицам;

Уважаемый господин директор!

Заключительная формула вежливости помещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как правило, отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения заключительная формула вежливости безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам:

С глубоким уважением.

С пожеланиями успехов.

С наилучшими пожеланиями.

Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектам письма. Желательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров;при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):

Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АООТ “Ижорские заводы” на 5 л. в 1 экз.

2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.

Подпись. В состав реквизита “Подпись” входят: наименование должности лица, подписавшего документ;личная подпись;расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:

Главный инженер (личная подпись)

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей, например:

Главный бухгалтер (личная подпись)

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др. гриф согласования оформляют следующим образом:

Письмо Российской академии

от 05.06.2003 №430-162

Визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С.Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Руководитель юридического отдела

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись: “Верно”;должность лица, заверившего копию;личную подпись;расшифровку подписи (инициалы, фамилию);дату заверения. Например:

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например:

Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона может указываться индекс машинистки (первые буквы фамилии и имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, например:

Васильев Виктор Иванович

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело . Данный реквизит включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа, краткие сведения об исполнении;помету В дело; номер дела, в котором будет храниться документ. Например:

Отправлен факс от 01 07.99 № 124

Реквизит “Отметка о поступлении документа в организацию” проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости – часы и минуты.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Следует также отметить особенности оформления такого элемента письма, как постскриптум. Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако довольно часто используется составителями деловых писем. В дословном переводе с латинского языка постскриптум означает “приписка после подписи”. В деловом письме постскриптум допустим в двух случаях:

1. Если есть необходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст.

2. Если информация в основном тексте претерпела существенные изменения, искажающие реальное восприятие и оценку ситуации (либо поступила новая информация). Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П.С. или P.s. и может быть написано от руки. Оно заверяется повторной подписью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когда была сделана приписка, например:

Как видно из приведенных выше правил оформления реквизитов документов, каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке). Соблюдение этих требований не только придает официальной статус деловой бумаге, но и упрощает процедуру обработки корреспонденции, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам письменной связи.

Бланки документов

Бланк — стандартный лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами и местом для переменных.

Место составления или издания (12)

(переменный реквизит может не проставляться)

Например, постоянные реквизиты бланка письма:

Постоянные реквизиты «единого» бланка :

Примеры расположения постоянных реквизитов бланка письма

Примеры расположения постоянных реквизитов «единого» бланка

Угловое центрованное 6 :

Угловое флаговое 7 :

4 В качестве примера использованы постоянные реквизиты бланка негосударственной организации.

5 В качестве примера использованы постоянные реквизиты бланка негосударственной организации.

7 На свободном поле «единого» бланка проставляется «Наименование вида документа» (08), образуя бланк конкретного вида документов.

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Для изготовления бланков документов используется два основных формата бумаги: А4 и А5 допускается также использование бумаги форматов A3 и А6. Форматы бумаги имеют следующие размеры (в мм):

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм):

левое — не менее 20;верхнее — не менее 15;

правое — не менее 10;нижнее — не менее 20.

Бланки документов могут быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии и с помощью компьютерной техники, за исключением бланков с изображением Государственного герба, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования (города, сельского населенного пункта). Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков:

· бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется для составления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем. На общем бланке могут присутствовать следующие реквизиты: 01, 02, 03, 06.

В бланке письма используются следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04,06,07.

Бланк конкретного вида документа включает в себя реквизиты: 01,

Для документов, составляемых в повторяющихся управленческих ситуациях (договор, акт, протокол, служебное письмо и др.), могут изготавливаться бланки с унифицированным текстом.

Кроме перечисленных реквизитов на бланке могут быть отмечены (уголками, черточками) места для размещения следующих реквизитов: 09, 10, 11, 14, 15, 16, 17, 18, 19. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов. При продольном расположении реквизиты бланка размещаются вдоль верхнего поля документа, при угловом концентрируются в верхнем левом углу документа;при этом реквизиты 06, 07, 08,12 и ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 размещают одним из двух способов:

· центрованным (начало и конец строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

· фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Вариант бланка с угловым расположением более экономичен и удобен с точки зрения использования рабочей площади документа.

В соответствии с действующим законодательством бланки документов могут изготавливаться на двух языках — русском и национальном (если на территории, на которой расположена организация, в качестве второго государственного языка используется национальный.

Если бланк организации составлен на русском и национальном языках, то слева угловым способом печатаются реквизиты на национальном языке, а справа — те же реквизиты организации — автора документа на русском языке.

При составлении бланка организации на русском и иностранном языках используется продольный способ расположения реквизитов и сначала печатается реквизит на русском языке, а под ним — на иностранном.

Угловое расположение реквизитов на бланке

Если документ составляется на компьютере, то при печатании текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Л/то/размеров 12, 13,14. Заголовки таблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров.

Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами — 1,5-3 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то, начиная со второй, страницы

нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополни

тельных значков. Номер страницы проставляется в середине верх

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 бланки документов с изображением Государственного герба, гербов субъектов Российской Федерации и гербов муниципальных образований являются полиграфической продукцией и подлежат учету.

Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида полиграфической продукции на высоком качественном уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам организаций, которые ведут учет изготовленных бланков — на карточках или в журналах отдельно по каждому виду бланков. Учитывается количество изготовленных бланков, количество бланков, выданных сотрудникам для работы, количество испорченных бланков.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет служба делопроизводства организации.

C.1.01.1. Правила оформления бланков.

Современный дизайн оформления бланка, свой фирменный стиль, качественная бумага, полный набор сведений о предприятии, правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Для бланков применяют бумагу форматов A4 (21*29,7 см.) или A5 (14,8*21 см.)

Рекомендуется использование двух видов бланков предприятия:

  • бланк для внутренних документов (общий бланк);
  • >бланк для внешних документов (писем, факсов).

    В деловой практике все чаще стали использоваться бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств ( должностные бланки ). На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например: Префект , Генеральный директор , Губернатор .

    Существуют два основных способа расположения реквизитов на бланках: продольное и угловое .

    Продольное (центрированное) расположение заголовочной части документа предполагают расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой. т.е. равном удалении каждой строки от левого и правого поля.

    Рис. C.1.1. Продольное расположение реквизитов. Первый вариант.

    Рис. C.1.2. Продольное расположение реквизитов. Второй вариант.

    Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть может также использоваться для других реквизитов: грифа утверждения, резолюций руководства (на входящих документах). По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа документа. Поэтому он чаще используется на практике.

    Зачастую предприятия используют на общих бланках продольное, а на бланках для писем — угловое расположение документов.

    Рис. C.1.3. Угловое расположение реквизитов.

    Пример продольного бланка письма с эмблемой организации Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов.

    Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Рис. 1. Расположение реквизитов ( угловой вариант) бланка письма (размеры указаны Примеры оформления бланка письма.

    Устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный. Примеры оформления углового бланка также приводятся в следующих пунктах » Энциклопедии делопроизводства»: общий бланк, бланк письма и бланк.

    Бланк конкретного вида документа, кроме письма (приказа, распоряжения, протокола и др.) При продольном расположении реквизитов они размещаются Пример углового расположения реквизитов на бланке.

    Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую Использование продольного бланка письма целесообразно применять в случаях, Примеры оформления продольного бланка также приводятся в.

    Урок не найден или доступ к нему запрещен. Запрещается воспроизведение или использование любых частей данного документа каким бы то ни было способом (графическим, электронным или механическим, включая изготовление фотокопий, запись, перенос на магнитную ленту или в системы хранения и поиска информации) без разрешения правообладателя – ЗАО «ТЕРМИКА». За получением разрешения следует обращаться по e-mail: [email protected]

    Рисунок Б.2 — Образец углового бланка письма организации документов. Рисунок Б.3 — Образец продольного бланка письма организации.

    Все бланки разрабатываются с учетом углового или продольного. Пример оформления бланка для письма с продольным расположением реквизитов.

    Продольный бланк письма целесообразно использовать в случаях, когда. примеры углового ( Пример 2) и продольного ( Пример 3) бланков письма.

    Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов………… 2. Образец бланка служебного письма с угловым расположением.

    Образец документов

    Бланки ОРД и требования, предъявляемые к их оформлению, изготовлению и хранению

    Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

    Документирование осуществляется на естественном языке(рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании ВТ — на машинном языке.

    В действующем ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» установлен перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации (ОРД):

    Государственный герб Российской Федерации;

    герб субъекта Российской Федерации;

    эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

    основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

    идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

    код формы документа;

    справочные данные об организации ;

    наименование вида документа ;

    регистрационный номер документа ;

    ссылка на регистрационный номер и дату документа ;

    место составления или издания документа ;

    гриф утверждения документа ;

    заголовок к тексту;

    отметка о контроле;

    отметка о наличии приложения;

    гриф согласования документа;

    визы согласования документа;

    отметка о заверении копии;

    отметка об исполнителе;

    отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

    отметка о поступлении документа в организацию ;

    идентификатор электронной копии документа.

    Помимо установленных стандартом реквизитов при оформлении документов используются и другие устойчивые отметки, официально реквизитами не являющиеся, но близкие по значению: «Подлежит возврату», «Экземпляр №», «Секретно», «Конфиденциально» и др.

    Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы, другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполне­ния документа.

    Для конкретного вида документа существует определенный набор реквизитов, т.е. весь перечень реквизитов при подготовке одного вида документа не применяется. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе, поскольку они обеспечивают юридическую силу документу:

    08 наименование организации;

    10 наименование вида документа;

    11 дата документа;

    12 регистрационный номер документа;

    16 гриф утверждения документа (если документ подлежит утвер­ждению);

    20 текст документа;

    25 оттиск печати.

    Применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документом. Нельзя забывать и о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.

    Следует отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 не разграничивает реквизиты традиционных бумажных документов и электронных документов. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники должны включать: код и наименование организации создателя документа; местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название до­кумента; дата подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).

    Формуляр-образец организационно-распорядительных документов (ОРД) представляет собой графическую модель или схему построения документа, устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов, как показано на рис. 15, 16, 17. Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации.

    Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста (1-19). Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую по­ловины.

    Основная часть содержит информацию по сути документа (20).

    Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста (21-30).

    Схема оформления большинства ОРД достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

    Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста документа.

    Рис. 15. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4углового бланка

    Рис. 16. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

    Рис. 17. Формуляр-образец документа

    Необходимость повторения в каждом документе определенной части информации позволяет не только определить порядок расположения рек­визитов на документе, но и заранее нанести повторяющиеся части на листы бумаги, предназначенные для создания документов. Большая часть документов оформляется на бланках организации.

    Бланк — это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

    Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Основные требования к бланкам определены ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает виды бланков, состав информации и порядок ее расположения. В зависимости от расположения реквизитов различают два варианта бланков: продольный и угловой.

    Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля (рис. 18, 19).

    Угловой бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа в верхней левой части листа (см. рис. 18) и применяется для исходящих документов, имеющих в правом верхнем углу реквизиты «адресат» или «гриф утверждения»: письма, инструкции, правила. По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа.

    На бланках многострочные реквизиты могут располагаться:

    центрованным способом, когда начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов (см. рис. 18, 19, 20).

    Флаговым способом, когда каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

    Для предприятия ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать три вида бланков:

    бланк конкретного вида документа, кроме письма;

    Общий бланк используют для составления любых видов документов, кроме писем. Такой бланк (рис. 18) в зависимости от учредительных документов предприятия включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 12, 14.

    Рис. 18. Общий бланк таможни

    Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации». Изображение герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля бланка. Изображение герба рекомендуется делать диа­метром не более 20 мм.

    В таможенных органах бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.

    Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат учету, который ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале. На бланках типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.

    Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

    Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой распоряди­тельным документом руководителя таможенного органа. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, которое оформляется актом и доводится до сведения руководителя таможенного органа.

    Реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

    Реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

    Бланк конкретного вида документа (приказа, распоряжения) в зависимости от учредительных документов предприятия (рис. 19) включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 11, 12, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 18, 19.

    Рис. 19. Бланк приказа

    Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20 (см. рис. 20).

    Рис. 20. Бланк письма таможни

    Реквизит 04 «Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО включает 8 знаков. В документах, подготовленных на общем бланке или на бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в бланках писем — под реквизитом «Спра­вочные данные об организации» (см. рис. 20), в унифицированных формах документов — вверху справа, в кодовой зоне. Код организации использует­ся при передаче документированной информации по каналам электронной связи и является элементом идентификации документа.

    Реквизиты 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и 06 «Идентификационный номер налогопла­тельщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми органами, осуществляющими государственную регистрацию юридических лиц.

    Реквизит 07 «Код формы документа» проставляют по Общероссий­скому классификатору управленческой документации (ОКУД). В документах, оформленных на общем бланке или на бланке конкретного вида документа, код формы документа проставляется под наименованием вида документа справа, в письмах — в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов — вверху справа, в кодовой зоне. Код формы документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи в целях сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

    Реквизит 08 «Наименование организации» (автора документа) должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

    Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и помещают его ниже полного или за ним.

    Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

    Требования к бланкам конкретизируются в распорядительных документах предприятия, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Применение бланков документов обязательно при направлении документов в сторонние организации.

    Бланки предприятия хранятся в памяти компьютера и выводятся на печать при создании конкретного документа. При повышенных требованиях к защите документов от подделок бланки целесообразно заказывать в типографии, так как в этом случае используются специальные технологии изготовления бланков.

    Для изготовления бланков документов используется два основных формата бумаги: А4 и А5 (допускается также использование бумаги формата А3).

    На стандартном листе бумаги формата А4 оформляются внутренние документы предприятия (акты, протоколы, докладные, служебные записки и т.п.) и документы, создаваемые от имени двух и более организаций.

    Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля (в мм) не менее:

    20 — верхнее поле; 20 — нижнее поле;

    20 — левое поле; 10 — правое поле.

    При создании документов на компьютере рекомендуется:

    использовать шрифт Times New Roman размер 13, 14 пт для текста, 16 пт полужирный для наименования вида документа, а для оформле­ния табличных материалов 10 — 12 пт;

    максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 печатных знаков;

    многострочные реквизиты («Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования») печатать через 1 междустрочный интервал;

    отделять реквизиты документа друг от друга 2-3 междустрочными интервалами;

    наименование вида документа, а так же слова: СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ печатать прописными буквами;

    слова: Примечание, Приложение, Основание печатать строчными буквами, кроме начальной буквы;

    текст документа печатать через 1 — 2 междустрочных интервала;

    в тексте документа устанавливать отступ первой строки — 1,25 см;

    текст документа выравнивать по ширине с автоматической рас­становкой переносов;

    при изготовлении документов на двух и более страницах, вторую и последующие страницы нумеровать. Номер страницы проставлять арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без слова «страница» или сокращения «стр.».

    Для документов временного срока хранения (менее 5 лет) допускается использование оборотной стороны листа.

    Смотрите еще:

    • Штраф за неисполнение приказа Правомерна ли дисциплинарная ответственности за неисполнение приказа о выходе на работу в выходной? Работник не выполнил приказ работодателя о выходе на работу в выходной день.Руководитель организации привлек работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение приказа. […]
    • Оглашение показаний подсудимого в суде Уголовный процесс Сайт Константина Калиновского Калиновский К. Б., Смирнов А. В. Комментарий к Уголовно-процессуальному кодексу Российской Федерации Постатейный. / Под общ. ред. А.В. Смирнова. 2-е изд., доп. и перераб. СПб. Питер, 2004. 848 с. Статья 276. Оглашение […]
    • Правила для паблик Правила для паблик Любой мат ,в любой форме от игрока ,либо от администратора, повлечет за собой наказание. Для обычного игрока - бан, для администратора- снятие прав и бан !! Правила для всех включая VIP игроков: Запрещено :1) Использование всякого рода читов ( в т.ч. […]
    • Ставки единого налога по группам Кассовые аппараты для единщиков – 2018: РРО у единщика (предпринимателя на едином налоге) Данная тема, кассовые аппараты для единщиков, регулируется не только Законом о РРО, нo и Налоговым кодексом, Законом № 71, Правилами торговли на рынках. В конце этой страницы приведены […]
    • Калькулятор пенсии мвд 2018 Калькулятор военной пенсии за выслугу лет на 2018 г. с учетом увеличения с 01.01.2018 г. Данный калькулятор подготовлен специалистами юридической компании "Стратегия" Все права защищены! *Следует учитывать, что в соответствии со ст. 45 "г" и ст. 46 ч. 1 Федерального закона от […]
    • Калькулятор пенсий 2012 Калькулятор военных пенсий. Военные пенсии с 2012 года В данной статье, мы приводи кратко методику расчета военных пенсий, которая дейстует с 2012 года. Так же, в конце статьи размещен калькулятор военной пенсии. С 2012 в качестве основного документа для определения военной […]
    • Правила дорожнього руху класна година Виховна година «Будь обережним на дорозі» Тема: Будь обережним на дорозі. Мета: поглибити знання учнів про правила дорожнього руху; повторити основні правила пішоходів, велосипедистів, мотоциклістів, пасажирів, водіїв; сприяти розвитку мислення, мовлення, пам'яті, навичок […]
    • Пенсия ввс Калькулятор военной пенсии за выслугу лет на 2017 г. с учетом увеличения с 01.02.2017 г. Калькулятор расчета военной пенсии с 1 января 2018 г. смотреть здесь Посчитать "смешанную военную пенсию" с учетом гражданского трудового стажа можно здесь с помощью нашего онлайн […]