Служебная записка принять на работу

Рубрики Вопросы и ответы

Служебная записка. Образец написания

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
  • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
  • Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    Анализ служебной записки для решения вопроса о привлечении к дисциплинарной ответственности

    Автор: А.В. Гайсина

    Главами 29, 30 Трудового кодекса Российской Федерации (далее по тексту ― ТК РФ) установлены общие требования, которые обязан соблюдать работодатель при привлечении работника к дисциплинарной ответственности.

    «Дисциплина труда ― обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

    Работодатель обязан в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда.

    Трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка…». Ст. 189 ТК РФ.

    Рассмотрим привлечение работника к дисциплинарной ответственности на основании служебной записки о нарушении работником дисциплины труда с точки зрения, если работодателю придётся отстаивать свои права перед органами, осуществляющими контроль и надзор за соблюдением трудового законодательства РФ. Кроме того, в статье будут представлены образцы документов, составленные с учётом всех требований, установленных ТК РФ и ГОСТ Р 6.30-2003.

    Образец служебной записки для проведения анализа

    от механика Нургалиева Т.П.

    Довожу до Вашего сведения, что машинист бульдозера Тимершин Е.Б. не выходил на работу без уважительной причины. 04 октября 2016 года им было написано заявление об увольнении. Заявление было принято с условием двухнедельной отсрочки, так как Тимершин Е.Б. не предупредил руководство предприятия за две недели о намерении уволиться. В период с 04 по 18 октября 2016 года он появлялся на рабочем месте два раза. Своим невыходом на работу Тимершин Е.Б. сорвал плановые работы на объекте. Прошу принять меры дисциплинарного характера вплоть до увольнения по статье.

    Дата написания служебной записки ― 20.10.2016 г.

    Резолюция руководителя на служебной записке ― «ОК, Бух., Юристу в работу. Уволить за прогул».

    Служебная записка датирована 20.10.2016, поступила в отдел кадров в тот же день. Первый прогул работник совершил 04.10.2016. Поскольку в служебной записке непосредственный руководитель работника указал именно эту дату, следовательно, месячный срок (который установлен законом) начинает отсчитываться именно от неё, а не от даты написания и поступления служебной записки. Значит, крайний срок привлечения работника к дисциплинарной ответственности в виде увольнения по соответствующей статье за прогул (абз. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) будет истекать 04.11.2016.

    На что должен обратить работник кадровый работник, когда к нему поступает служебная записка?

    Первое. Определить подчинённость работника должностному лицу, от которого поступила служебная записка о нарушении работником трудовой дисциплины.

    Подчинённость работника можно определить по следующим документам: утверждённая должностная инструкция работника и утверждённая структура предприятия. При этом работник в обязательном порядке должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись.

    По сути, неважно, от кого поступила служебная записка о нарушении работником дисциплины труда, от этого будет зависеть, какие документы может затребовать дополнительно орган, осуществляющий контроль и надзор за соблюдением трудового законодательства РФ, при рассмотрении индивидуального трудового спора, если работник обратится туда за восстановлением своих нарушенных прав.

    Приведём несколько вариантов подчинённости работника (в нашем случае ― машиниста бульдозера Тимершна Е.Б.).

    Вариант первый. Согласно должностной инструкции «Машинист бульдозера», утв. 25.10.2015, машинист бульдозера подчиняется механику, а также диспетчеру и главному механику. Служебная записка написана механиком, следовательно, подчинённость, описанная в должностной инструкции, соблюдена. Дополнительных документов, кроме должностной инструкции и структуры предприятия (на тот случай, если нет утвержденной должностной инструкции), не потребуют.

    Ошибка непосредственного руководителя в нашем случае состоит в том, что он не довёл информацию о факте нарушения трудовой дисциплины до работника отдела кадров и руководителя предприятия после совершения работником первого прогула.

    Вариант второй. Служебную записку написал В.В. Петров ― мастер строительно-монтажных работ (далее по тексту ― СМР) строительного участка, на котором должен был работать машинист бульдозера. Согласно должностной инструкции мастер СМР не является непосредственным руководителем машиниста бульдозера, но он имел право написать служебную записку о факте нарушения со стороны работника. У работодателя могут дополнительно потребовать приказ о создании строительного участка, в котором должно быть оговорено: кто является руководителем строительного участка; какие работники закреплены за данным строительным участком; режим труда и отдыха сотрудников; сроки выполнения работ. Ввиду того, что В.В. Петров согласно указанному приказу является руководителем строительного участка, он являлся руководителем машиниста бульдозера на момент совершения дисциплинарного проступка со стороны последнего в виде отсутствия на рабочем месте (прогул).

    Второй вопрос, который необходимо решить кадровому работнику, прежде чем принять к работе служебную записку: не пропущен ли срок привлечения работника к дисциплинарной ответственности?

    Срок привлечения работника к дисциплинарной ответственности закреплён в ч. 3 ст. 193 ТК РФ: «Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка , не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников».

    Прим.: Учёт мнения представительного органа работников (профсоюза) требуется тогда, когда он создан и функционирует.

    Месячный срок будем отсчитывать от даты, когда работодателю и (или) его представителю стал известен первый день прогула работника. Следовательно, согласно служебной записке срок привлечения работника к дисциплинарной ответственности истекает 04.11.2016, и он не пропущен.

    Третий вопрос, который обязательно кадровый работник должен проверить: соответствует ли вид дисциплинарной ответственности, к которому привлекают работника, указанному в резолюции руководителя организации?

    «За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

    3) увольнение по соответствующим основаниям». Ч.1 ст. 192 ТК РФ.

    Часть 4 ст. 192 ТК РФ устанавливает, что «не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине». Часть 5 ст. 192 ТК РФ устанавливает, что «при наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен».

    В резолюции руководителя организации было указано: «ОК, Бух., Юрист, принять к работе ― уволить за прогул». Как видим, резолюция организации не нарушает требований, установленных ч. 1 и 4 ст. 192 ТК РФ.

    Допустим такой вариант изложения резолюции руководителя на служебной записке: «ОК, Бух., Юристы ― принять к работе: объявить замечание, лишить премии и уволить по статье за прогул» (что встречается наиболее часто, как показывает проведение аудита документов).

    Если в служебной записке встретится такая резолюция, сотрудник кадровой службы совместно с юристом или без него должны объяснить руководителю организации, что: 1) работника можно привлечь только к одному из указанных видов дисциплинарной ответственности (то есть либо замечание; либо уволить по соответствующей статье), чтобы не нарушить принцип действия нормы, указанной в ч. 4 ст. 192 ТК РФ; 2) руководитель должен конкретизировать, к какому виду дисциплинарного взыскания привлечь работника.

    При этом нужно учесть, что лишение премии не является дисциплинарным взысканием. Кроме того, лишение премии может быть применено при условии, что у работодателя утверждено Положение о премировании, с которым работник ознакомлен под роспись. Важно, чтобы в Положении были оговорены случаи, за что работник может быть лишен премии и в каком размере. Если данное требование не будет соблюдено, то, как показывает практика рассмотрения споров по дисциплинарным взысканиям, органы, рассматривающие спор, принимают сторону работника и обязывают работодателя выплатить премию и компенсацию за задержку выплаты премии, что предусмотрено ст. 236 ТК РФ.

    Вопрос четвертый. В отделе кадров должно быть заявление работника об увольнении по собственному желанию с визой непосредственного руководителя и руководителя организации (ввиду того что в служебной записке было упомянуто заявление об увольнении и сроки так называемой отработки со стороны работника, которые он прогулял). Работник кадровой службы должен правильно посчитать, когда у работника истекает так называемый «срок отработки».

    Прим.: Срок так называемой «отработки» в ТК РФ называется «Срок предупреждения работником работодателя о желании прекратить (расторгнуть) трудовой договор по собственному желанию» ― ст. 80 ТК РФ.

    В части 1 ст. 80 ТК РФ установлено: «Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении».

    Главная задача работника отдела кадров ― для начала попытаться убедить работодателя — руководителя организации произвести увольнение сотрудника по собственному желанию. Если руководитель согласен, то постараться сделать так, чтобы работник переписал заявление об увольнении с указанием новой даты. Это нужно, поскольку работник может обратиться в орган, осуществляющий контроль и надзор за соблюдением трудового законодательства, в том числе в суд, если уволен по соответствующей статье ― за прогул. Таким образом минимизируются финансовые риски работодателя.

    Если руководитель организации всё же настаивает на увольнении сотрудника за прогул, то работнику отдела кадров нужно в кратчайшие сроки подготовить все необходимые документы для увольнения по статье за прогул, помня, что срок привлечения работника к дисциплинарной ответственности вскоре истекает.

    Перечень документов, которые должны быть у работодателя для привлечения к дисциплинарной ответственности работника ― увольнению по статье за прогул.

    1. Служебная записка руководителя о нарушении работником трудовой дисциплины.

    2. Трудовой договор, заключённый между работником и работодателем, подписанный обеими сторонами, с указанием профессии, по которой принимается сотрудник, режима труда и отдыха (в данном случае с указанием разъездного характера труда), графика работы.

    3. Приказ о приёме на работу, подписанный обеими сторонами трудового договора, и соответствующий условиям трудового договора.

    4. Должностная инструкция, в которой необходимо указать подчинённость сотрудника. Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись.

    5. Утверждённое штатное расписание (в котором будут фигурировать названия должностей «Машинист бульдозера», «Механик», «Главный механик») и утверждённая структура организации работодателя (на тот случай, если нет должностной инструкции и подчинённость работника не оговорена в трудовом договоре).

    6. Положение о разъездном характере труда, приказ об утверждении Перечня профессий (должностей) сотрудников, которым устанавливается разъездной характер труда (в котором необходимо отразить конкретный режим труда и отдыха работника). Работник должен быть ознакомлен с данными документами под роспись.

    7. График работы, утверждённый работодателем. Работники должны быть обязательно ознакомлены с графиком под роспись.

    8. Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте (на все даты отсутствия работника на рабочем месте).

    9. Приказ о закреплении работника за рабочим местом (в нашем случае приказ о создании строительного участка, в котором должно быть прописано: кто руководит строительным участком; периоды проведения работ на строительном участке; какие работники с указанием профессии (должности) работника закрепляются за строительным участком; график работы на данном строительном участке).

    10. Объяснительная от работника в письменной форме либо акт об отказе дачи объяснений в письменной форме. Работодатель обязан соблюсти требования, установленные ч. 1 ст. 193 ТК РФ: «До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт».

    Чтобы доказать, что работодатель выполнил требования, установленные ч. 1 ст. 193 ТК РФ, он должен будет предъявить уведомление о предоставлении письменных объяснений за подписью работодателя и работника. Уведомление изготавливается в двух экземплярах, на втором экземпляре, который остаётся у работодателя, должна быть подпись работника в виде: «Уведомление о предоставлении письменных объяснений получил», дата получения и подпись, включающая расшифровку подписи работника.

    Например, уведомление машинисту бульдозера Тимершину Е.Б. было вручено 20.10.2016 (он появился на работе), соответственно, если работник сразу или в течение двух рабочих дней не предоставил письменное объяснение, то только на третий рабочий день после вручения уведомления «О предоставлении письменной объяснительной» представитель работодателя (непосредственный руководитель работника и (или) работник отдела кадров) имеет право составить акт об отказе дачи объяснений.

    Прежде чем составить акт об отказе дачи объяснений, работодатель должен подтвердить факт, что работник извещён о необходимости предоставить объяснение в письменной форме. Как быть, если работник не появляется на работе?

    Выход здесь один ― отправить по адресу регистрации телеграмму следующего содержания: «Уважаемый Евгений Борисович, просим Вас явиться 23 октября 2016 года в ООО «Ромашка» для дачи письменных объяснений по факту отсутствия на рабочем месте с 04 октября по 21 октября 2016 года. Вам необходимо явиться по адресу (указывается точный адрес работодателя). Режим работы ООО «Ромашка» (указывается точный режим работы и обеденного перерыва)». У работодателя должны быть документы, подтверждающие факт отправки телеграммы и её получения работником. Срок доставки телеграммы ― один рабочий день, письмо идёт значительно дольше.

    Если работник 23.10.2016 не явился для дачи объяснений в письменной форме, то работодатель имеет право составить акт об отказе дачи объяснений в письменной форме не раньше 26.10.2016.

    Если же доставить телеграмму по какой-либо причине не удалось, акт об отказе дачи объяснений можно составлять не позднее двух рабочих дней после возврата телеграммы с почтовой отметкой (дата возврата должна быть зафиксирована у работодателя официально).

    11. Табель учёта рабочего времени (далее ― ТУРВ), особенно за тот период, когда работник начал допускать прогулы. В нём начиная с 04.10.2016 по дату увольнения должно стоять условное обозначение «НН ― неявка по неизвестной причине».

    12. Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора за прогул ― абз. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, подписанный обеими сторонами трудового договора.

    Может быть так, что работник в день прекращения (расторжения) трудового договора не был на работе и работодатель не смог ознакомить работника под роспись с приказом об увольнении, с личной карточкой Т-2 и под роспись отдать трудовую книжку. Работодатель обязан сделать отметку о невозможности ознакомления работника с приказом об увольнении под роспись. Такая отметка делается либо на самом приказе (рекомендуется, чтобы факт невозможности ознакомления с приказом подтвердили не менее трёх человек), либо составляется акт «О невозможности ознакомить работника с приказом об увольнении» и одновременно составляется (лишним не будет) акт «Об отсутствии на рабочем месте в день увольнения», а в ТУРВ должно быть условное обозначение «НН ― неявка по неизвестной причине».

    13. Журнал учёта движения трудовых книжек (если работник в день увольнения собственноручно получал трудовую книжку), фиксирующий факт получения в день увольнения трудовую книжку самим работником.

    Если работника в день увольнения не было на рабочем месте, работодатель обязан (помимо того, что зафиксирует факт невозможности ознакомления с приказом об увольнении и получения работником трудовой книжки) отправить письмо с предложением явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте. Письмо с уведомлением и с описью во вложении необходимо отправить работнику как по месту регистрации, так и по адресу фактического проживания, несмотря на то что работодатель освобождён от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

    Данное правило установлено в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ: «Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 настоящего Кодекса…».

    14. Заявление об увольнении работника по собственному желанию (чтобы выявить, сколько дней работник прогулял).

    15. Лишним документом не будет свидетельство других работников, которые подтверждают факт отсутствия увольняемого на рабочем месте.

    И самое главное ― в последний день работы сотрудника (придерживаемся точки зрения, что датой увольнения считается дата издания приказа) работодатель обязан выплатить работнику заработную плату и компенсацию за неиспользованный отпуск (если есть что выплачивать). Соответственно, могут быть запрошены документы, подтверждающие выплату зарплаты в день увольнения: ведомость на выдачу зарплаты при расчёте сотрудника через кассу или платёжное поручение при перечислении денежных средств на лицевой счёт работника.

    Это весь перечень документов, которые работодателю придётся предоставить в случае возникновения индивидуального трудового спора между работником и работодателем.

    Работнику отдела кадров при подготовке документов на увольнение за прогул необходимо правильно определить, какой датой нужно уволить сотрудника.

    Приведём несколько точек зрения по данному вопросу и обоснование по каждой позиции. Причиной отсутствия единой точки зрения является нечёткость норм ТК РФ.

    Первая позиция. Днём увольнения считают последний рабочий день, который предшествовал прогулу. При этом дата увольнения и дата издания приказа не будут совпадать.

    Обоснование позиции. В приказе в качестве даты увольнения (дня прекращения трудового договора) нужно указать последний день работы работника, т. е. день, предшествующий первому дню прогула. Основной довод этой позиции строится на ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ, согласно которой «днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника». Эта позиция поддерживается Федеральной службой по труду и занятости. Согласно её письму от 11.07.2006 № 1074-6-1 «одним из оснований увольнения за прогул (подп. «а» п. 6 ст. 81 Трудового кодекса) может быть оставление без уважительной причины работы лицом, заключившим трудовой договор, как на неопределенный, так и определенный срок. По общему правилу во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы. При увольнении за прогул работника днем его увольнения будет последний день его работы, то есть день, предшествующий первому дню прогула». Такое понимание закона нашло своё отражение и в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, согласно которой «работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81…». То есть законодатель подтверждает то, что при увольнении за прогул последний день работы не совпадает с днём оформления прекращения трудовых отношений».

    Сторонники этой точки зрения настаивают, что норма ТК РФ и предписания Роструда должны соблюдаться всеми. Есть также мнение, что письма и предписания Роструда, Минтруда и Минздравсоцразвития РФ не являются источниками трудового права, поэтому ими нельзя руководствоваться. Но как показывает практика, письма указанного органа могут быть использованы судом при рассмотрении дела.

    Другие специалисты утверждают, что днём увольнения за прогул должен считаться день издания приказа. Это вторая точка зрения.

    До тех пор, пока работодатель не выяснит причины отсутствия работника, приказ об увольнении за прогул не может быть издан, а значит, трудовые отношения между работником и работодателям существуют фактически до момента издания приказа об увольнении,

    Если работника уволить последним рабочим днём, получается, что после этого дня у него нет трудовых отношений с работодателем и на работу он выходить не должен был, следовательно, увольнению подлежит работник, который на момент увольнения не совершил прогул.

    Согласно п.3 ст. 84.1 ТК РФ «днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность)». Увольнение за прогул представляет собой исключение, потому что, пока работодатель выясняет причины отсутствия работника и пока не издан приказ об увольнении, работник и работодатель состоят в трудовых отношениях, выполняют обязанности и реализуют свои права, в том числе и право на принятие работодателем решения о неначислении работнику заработной платы за дни прогула, за работником сохраняется место работы (должность).

    Если уволить работника последним рабочим днём, получается, что его увольняют «задним числом», что не допускается действующим трудовым законодательством.

    Исходя из ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ «работодатель. не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81. настоящего Кодекса». Как и в ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ, под «последним днем работы» здесь понимается день, когда работник работал фактически. И в этой частной ситуации дата издания приказа об увольнении должна совпадать с датой увольнения работника: день оформления прекращения трудовых отношений должен являться последним днём, когда работник состоит в трудовых правоотношениях с работодателем.

    Реже встречается мнение, что днём увольнения за прогул должен считаться первый день прогула.

    На наш взгляд, правильнее, как с юридической, так и с логической точки зрения, уволить сотрудника за прогул в день издания приказа. Дата издания приказа и дата увольнения будут совпадать, тогда все документы, которые были подготовлены: акт об отсутствии на рабочем месте, объяснительная работника или акт об отказе дачи объяснений, условные обозначения в ТУРВ ― будут иметь юридическую силу при рассмотрении спора между работником и работодателем.

    Возвращаемся к нашему примеру. Чтобы сотрудник отдела кадров мог определить дату увольнения (будем придерживаться позиции ― дата увольнения есть дата издания приказа об увольнении), необходимо поднять заявление об увольнении по собственному желанию. Согласно приведённой служебной записке, последним днём работы (по заявлению сотрудника) является 18 октября 2016 года. По факту сотрудник отсутствовал на рабочем месте с 04 по 18 октября 2016 года. Ввиду того что расследование совершённого дисциплинарного проступка шло после поступления служебной записки 20 октября 2016 года, руководитель принимает решение уволить за прогул 30 октября 2016 года (выдержав месячный срок привлечения работника к дисциплинарной ответственности). Следовательно, датой издания приказа и датой увольнения будет 30 октября 2016 года.

    Когда собраны все документы, необходимые для увольнения по статье за прогул, возникает ещё ряд вопросов.

    Вопрос первый: как быть, если дата издания приказа, совпадающая с датой увольнения, приходится на выходной и (или) нерабочий праздничный день? Имеет ли право работодатель издать приказ 29 октября 2016 года, а датой увольнения считать 30 октября 2016 года? Думается, что нет. Если приказ будет издан раньше даты увольнения, нарушается тот принцип, что днём увольнения за прогул должен быть день издания приказа. Кроме того, перечислить заработную плату и компенсацию за неиспользованный основной ежегодный отпуск надо 30 октября 2016 года.

    Вопрос второй: будет ли действовать правило, установленное ч. 4 ст. 14 ТК РФ: «Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день». Тогда дата увольнения будет перенесена на ближайший следующий за ним рабочий день.

    Есть ещё один вариант выхода из данной ситуации: объявить рабочим днём с письменного согласия работников, вовлечённых в процедуру увольнения: отдел кадров, бухгалтера по расчёту заработной платы, кассира, генерального директора, юриста, непосредственного руководителя ― с соблюдением требований о привлечении к работе в выходной день, предусмотренных ст. 153 ТК РФ.

    Работодатель самостоятельно принимает решение, как быть в данной ситуации. Если он принимает решение об увольнении сотрудника в выходной день, то должен оформить соответствующие документы для оплаты вышедших на работу сотрудников.

    Может быть такая ситуация, что сотрудники получают заработную плату только на карту, а банки в выходные не работают. Следовательно, в случае увольнения сотрудника в выходной произвести расчёт с сотрудником необходимо в первый рабочий день после выходного с одновременным начислением компенсации за задержку выплаты заработной платы, но при этом под роспись 30 ноября 2016 года выдать сотруднику расчётный листок с указанием окончательной суммы к выплате.

    Что касается приказа о прекращении (расторжении) трудового договора, то увольнение за прогул можно издавать как по унифицированной форме Т-8, так и в свободной форме, соблюдая требования ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора является первичным документом для того, чтобы рассчитать уволенного сотрудника. ФЗ «О бухгалтерском учете» разрешает работодателю самостоятельно разрабатывать бланки первичной документации.

    Итак, если работодатель соблюдёт процедуру увольнения по статье за прогул, то он всегда сможет отстоять свою позицию, если работник будет оспаривать решение об увольнении в суде и (или) ином органе, осуществляющим контроль и надзор за соблюдением трудового законодательства РФ.

    Если будет нарушена процедура увольнения по статье или работник не будет ознакомлен с одним из перечисленных документов, он будет восстановлен в должности, а работодателя обяжут выплатить работнику средний заработок за каждый день до дня восстановления на работе с внесением записи во все документы (в личную карточку Т-2, трудовую книжку). Если дело будет рассматриваться в суде, то работодателя могут обязать ещё возместить моральный ущерб.

    Образцы документов, указанных в настоящей статье в виде приложений.

    Служебная записка от работника: цели и образец

    С какой целью она составляется?

    внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником.

    В СЗ могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

    Правила составления

    далее указывается наименование документа;

    вносится дата составления и номер документа;

    в заголовке к тексту указывается предмет СЗ;

    описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется служебная записка: “Довожу до вашего сведения…”, далее текст служебной записки должен содержать конкретную просьбу;

    СЗ в электронном виде

    Образец документа

    СЗ о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Этот документ составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В ней указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения СЗ и принятия положительного решения, директор издает приказ о премировании. Как писать служебную записку директору образец:

    СЗ используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретение материалов. Как правильно написать служебную записку образец:

    Как выглядит образец служебной записки о приеме на работу сотрудника? Нюансы написания документа

    Служебная записка относится к категории справочно-информационных документов и применяется в качестве средства оперативной деловой переписки в среде одной организации, предприятия.

    Вопросы, освещаемые в документе, имеют непосредственное отношение к работе конкретного подразделения или касаются определенного сотрудника.

    Документ обладает спецификой, о которой читайте ниже.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15 . Это быстро и бесплатно !

    Когда и кем оформляется служебная записка?

    Законодательными нормами не предусмотрены правила оформления данной официальной бумаги, т. к. в ОКУД (общероссийском классификаторе управленческой документации) упоминания о ней нет.

    Ее составление регламентируют требования российского Стандарта ГОСТ Р.30-2003, предусматривающего четкие правила оформления.

    Юридическая сила служебной записки обеспечивается четким и правильным указанием всех реквизитов. Она составляется руководителем отдела или другого структурного производственного (научного) подразделения, когда необходимо достигнуть определенной цели в интересах компании.

    Что должно быть в документе о приеме сотрудника на работу?

    В отличие от докладной записки, данный документ обеспечивает деловую связь объектов управления на горизонтальном уровне. Он не направляется руководителю компании, в качестве адресата указывается начальник смежного равноценного структурного подразделения, в компетенции которого находится разрешение вопроса.

    Работа по созданию официальной бумаги должна включать следующие стадии:

    1. изложение, которое выполняется на листе А 4 обычной ручкой.
    2. Заверение личной подписью.
    3. Визирование (согласование) – при необходимости.
    4. Регистрирование в специальном канцелярском журнале.
    5. Рассмотрение и наложение резолюции.
    6. Выполнение.
    7. Контроль исполнения.
    8. Сохранение.
    9. Современные руководители среднего и высшего звена отлично владеют языком цифр и не очень хорошо осознают неконкретные сетования на перегруженность.

      Также они должны уметь считать экономическую выгоду, то есть то, каков КПД тех или иных хозяйственных операций.

      Как правильно составляется бумага?


      Служебная записка о приеме на работу сотрудника должен включать следующие сведения:

    10. наименование лица, кому направляется бумага (в правом углу вверху страницы, в дательном падеже). В данном случае адресатом может быть начальник отдела кадров;
    11. указание данных автора, от имени которого подается записка;
    12. наименование – заголовок перед текстом (в предложном падеже);
    13. непосредственно текстовое содержание;
    14. дата написания;
    15. подпись автора (в левом углу внизу страницы) с указанием должности и фамилии с инициалами.
    16. В текстовой части излагаются причины оформления деловой бумаги, являющиеся основанием обращения.

      Далее автор переходит к логическому завершению записки – просьбе, изложению возможных действий, предложению об оформлении трудового договора с дополнительным работником.

      При этом необходимо указать на какую должность необходимо принять работника. Для небольшой компании служебное обращение может быть избыточной формальностью.

      Но если в штате предприятия трудятся тысячи работников и имеются структурные подразделения – средством взаимодействия между ними является именно этот документ, который можно передавать и электронной почтой.

      Значительным «плюсом» будет оперативное рассмотрение и быстрое достижение цели.

      Составление служебной записки в электронном виде ничем не отличается от написания вручную на бумажном носителе. Адресную часть заполнять не нужно, получателем (адресатом) окажется пользователь, на индивидуальный почтовый ящик которого было отправлено обращение.

      Конкретный пример


      Начальнику отдела по управлению персоналом ООО «ЦТНИ» Бочковской А.В

      от главного бухгалтера Шульги Л.В

      11 мая 2016 года

      о необходимости приема на работу нового сотрудника

      За последний месяц в бухгалтерии компании сложилась предсказуемая обстановка, связанная с расширением производства – вводом в эксплуатацию полиграфического цеха. Перегруженность основных работников сказывается на качестве учета и составлении отчетности. Один из сотрудников – Садовская М.Г. – работает по совместительству и проводит на рабочем месте не более 4-х часов. В связи с этим она не может справиться с увеличившейся нагрузкой.

      Прошу принять на основное место работы в бухгалтерии нового специалиста, а с совместителем разорвать трудовые взаимоотношения согласно статье 288 ТК России. О наступлении необходимости увольнения она была предупреждена при приеме на работу по совместительству.

      Главный бухгалтер Шульга Л.В.

      Последующие действия – уведомление Садовской М.Г., подготовка приказа об увольнении, а затем – о принятии в штат бухгалтерии нового человека – являются следствием направленной служебной записки.

      Инициирование управленческих решений – основное предназначение информационно-справочной документации, к которой принадлежит и служебная записка. Она составляется, чаще всего, при возникновении кадровых вопросов, для решения задач хозяйственного снабжения, для обеспечения информацией других подразделений, при урегулировании иных организационных сложностей.

      Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

      +7 (495) 212-90-15 (Москва)
      Это быстро и бесплатно !

      СЗ составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

      уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме

      побудить руководителя принять решение или издать распоряжение

      Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство для того, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть, не бездействовал.

      Виды служебных записок

      Рассмотрим основные виды служебных писем:

      о запросе информации;

      о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей.

      о премировании сотрудников.

      Кроме того, СЗ может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

      Главное правило, которого необходимо придерживаться при ее составлении — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст СЗ не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы СЗ не имеет. Для ее составления используется произвольная форма служебной записки образец

      Несмотря на это, при написании следует учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003. Оформление служебной записки по ГОСТу, образец которой показан выше, требует наличия следующих реквизитов:

      бумага должна содержать «шапку». В ней указывается, кому она адресована (должность и ФИО сотрудника в дательном падеже);

      ниже указывается должность и ФИО составителя, подпись с расшифровкой.

      Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит СЗ и ознакомится с ней лично.

      Стоит отметить, что на многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому СЗ может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.

      Такой способ передачи СЗ экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

      Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение обстоятельств, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

      При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Составление СЗ часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть пример служебной записки. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ. Рассмотрим наиболее частые случаи, требующие составления СЗ.

      В случае, если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная. В ней указываются причины. Как писать служебную записку образец:

      Срок хранения

      Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558, СЗ необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения СЗ, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.

      Смотрите еще:

      • Пособие для дошкольников своими руками Методические пособия для детского сада своими руками В данном пособии отражены 6 блоков. I блок «Анализаторы» Цель: формирование понятия о том, что познать объект нам позволяют 5 органов чувств (анализаторы – тактильный, зрительный, обоняние, слуховой, вкусовой) и […]
      • Жалоба в ук холодные батареи Куда жаловаться на холодные батареи в квартире? Возвращаясь домой в зимнее время, хочется чувствовать тепло и уют, защиту от уличного холода. Но бывают случаи, когда температура в жилой комнате не просто недостаточная, а откровенно говоря, низкая. Включать обогреватель — не […]
      • Собственность на квартиру основания Основания возникновения, порядок оформления и регистрации права собственности в ЖСК на квартиру ЖСК представляет собой один из способов получения жилья в новостройках. Он имеет несколько отличий и нюансов по сравнению с другими подобными организациями. Дорогие читатели! Наши […]
      • П2 ст 25 закона Закон о защите прав потребителей (ЗоЗПП). Статья 25 Закон о защите прав потребителей. Статья 25 Данная статья закона раскрывает права потребителя в случае если у него возникнет желание вернуть в магазин непонравившийся ему товар. Сам товар при этом совершенно исправен и не […]
      • Отдел опеки ростова на дону органы опеки и попечительства Информация о специалистах органов опеки и попечительства МКУ «Отдел образования города Ростова-на-Дону» Дергунова Ольга Валерьевна – ведущий специалист (меры социальной поддержки детей-сирот, выявление и устройство детей-сирот и […]
      • Штраф гаи где посмотреть Где посмотреть штрафы ГИБДД? На сегодня, 2018 год, есть множество источников, где можно посмотреть штрафы ГИБДД, зная лишь часть данных и ограничив их поиск только по машине или по человеку. Можно узнать их по ФИО либо только по фамилии, по постановлению, номеру машины, а […]
      • Заключение экспертизы днк Судебно-генетическая экспертиза Наша команда профессионалов ответит на ваши вопросы Центр Молекулярной Генетики проводит судебно-медицинские генетические экспертизы по определениям судов и постановлениям следственных органов на основании соответствующей лицензии на […]
      • Опубликовать сообщение о ликвидации Публикация о ликвидации в «Вестнике государственной регистрации» Журнал «Вестник государственной регистрации» — СМИ для официальных сообщений налоговой службы и юридических лиц. Согласно приказу ФНС России от 16.06.2006 N САЭ-3-09/[email protected] (скачать pdf), российские компании обязаны […]